在处理Excel表格时,我们经常会遇到一个单元格内包含多个内容的情况。这种情况在数据录入时十分常见,因为使用户能够更方便地录入信息。然而,当需要将这些内容分开处理时,我们该如何操作呢?下面,我将详细介绍两种有效的拆分方法。
首先,让我们从示例数据表入手。如图所示,这是一份某公司产品库存登记表。在表中,同一产品的库存区域和数量被合并录入在一个单元格内。我们的目标是将这些信息分割开来,使得库存区域和数量分别显示在不同的单元格中。
接下来,我将详细介绍两种拆分方法。
方法一:设置操作
在Excel表格中,我们通常可以利用“分列”功能来进行数据的拆分。这一功能位于数据工具栏下方的功能区。下面,我将通过动图展示具体的操作步骤。
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首先,点击“分列”按钮,进入文本分列向导。文本分列向导共分为三步。
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第一步是选择拆分类型。这里包含两个选项:按分隔符号拆分和按固定宽度拆分。根据需求,我们选择按分隔符号拆分。
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第二步是选择分隔符号。这包括分号、逗号、空格等内置符号,以及其他可手动输入的符号。在本例中,我们需要勾选“逗号”,并在其他项输入中文逗号。需要注意的是,分列的内置符号是英文状态下的半角符号,与中文符号不同,必须区分符号状态然后对应选择或输入相应分隔符。
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第三步是拆分列的数据类型。实际上,这指的是拆分出来的数据要显示的格式,如常规、文本和日期等。通常默认为常规格式,所以这一步在实际操作中可以直接跳过。
关于第二步的分隔符号选择,是文本分列的关键步骤。当需要设置多个分隔符时,可以在界面中选择和输入指定分隔符。
以上是文本分列的设置操作,它是目前Excel表格数据拆分的主要应用工具。
方法二:专用函数公式
在较早的Excel版本中,我们通常利用left、right、mid等函数提取指定字符。然而,这些函数并不能很好地应对复杂的数据拆分场景。
因此,在新版WPS表格以及Excel365版本中,更新了专用于文本拆分的textsplit函数。下面,我将详细介绍该函数的语法和参数。
textsplit函数表达式为:=textsplit(文本,按列拆分,按行拆分,是否忽略空单元格,是否区分大小写,返回异常值)
下面逐个讲解textsplit的六个参数。
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参数1:文本,指要进行拆分的单元格或文本内容。
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参数2:按列拆分,指根据指定分隔符拆分到不同列单元格,即将单元格内多个内容进行拆分,并分别显示到同一行的其他列单元格中。
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参数3:按行拆分,与按列拆分相反,指将单元格内多个内容拆分显示到同一列的不同行单元格。
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参数4:是否忽略空单元格,参数值为true和false。如果省略,则默认为false,会忽略空单元格。在本例中,我们忽略空单元格。
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参数5:是否忽略大小写,主要应用于包含字母的数据,是否进行大小写的区分。如果忽略,则表示不区分大小写。
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参数6:返回异常值,指同时进行按行和按列进行拆分时,为显示结果的单元格会填充为该参数设置的指定值。
根据参数表达,我们输入公式:=TEXTSPLIT(B3,{',',','})
这个公式是二参数表达,只包含了前两个参数,所以直接忽略空单元格、忽略大小写、不返回异常值,然后按列拆分显示到同一行的其他单元格。
同时,这个公式也是多分隔符的组合表达,通过一组大括号来引用多个分隔符,可以将单元格内的数据,按照设定的多个分隔符进行拆分。
最后,我们总结一下两个单元格内容的拆分方法。分列在批量应用中非常便捷,只需要执行三步设置,即可使数据按照指定分隔符或固定宽度进行拆分。但textsplit函数公式拆分数据,有一个优势,它可以根据两个及以上的分隔符进行单元格多个内容拆分,并且可以根据需求,按照不同分隔符进行按行及按列的显示,这一点也是分列功能所不具备的。
在学习textsplit函数时,了解二参数表达则掌握了它的基础应用。学会同时按行和按列执行多分隔符的公式表达,将掌握它的进阶应用。